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Signatur — in-App und per Remote-Link

Dokumente vom Mitarbeiter unterschreiben lassen: am Tablet vor Ort oder über einen Magic-Link auf dem eigenen Gerät.

Tipp: Diese Anleitung wurde automatisch aus echten Klicks auf sentri.site erzeugt. Jede Stelle, die du auf den Screenshots siehst, kannst du in deinem eigenen Account genauso finden.

Voraussetzungen​

  • Eingeloggt als Owner oder Disponent in deinem Sentri-Account
  • Browser: Chrome, Firefox oder Safari (aktuelle Version)
  • Demo-Daten? Du kannst diesen Workflow gefahrlos mit echten Daten durchspielen — alle Schritte sind reversibel.

Schritt für Schritt​

Personalakten Übersicht​

Personalakten ist die zentrale Sicht auf alle Dokumente deiner Mitarbeiter: Lohnabrechnungen, Personalfragebögen, Verträge, Schulungsnachweise. Pro Mitarbeiter und pro Monat hast du eine eigene Akte. Personalakten Übersicht

Phase: Start

Status Filter​

Über die Filter-Leiste oben filterst du nach Status: alle, fehlt-Unterschrift, signiert, nicht erforderlich. Für die nächste Signaturrunde stellst du den Filter auf „Unterschrift fehlt“. Status Filter

TIP: Mit dem Zeitraum-Filter kannst du gezielt nur Lohnabrechnungen eines bestimmten Monats anzeigen.

Dokument Tabelle​

Die Tabelle zeigt pro Zeile ein Dokument mit Mitarbeiter, Kategorie, Status und letzter Änderung. Klick auf eine Zeile öffnet das Detail. Über die Checkboxen links wählst du mehrere Dokumente für eine Bulk-Aktion aus. Dokument Tabelle

Signatur versenden Button​

Wenn du Dokumente markiert hast, erscheint der Button „Zur Signatur senden“ in der Bulk-Toolbar. Damit öffnet sich der Bulk-Signatur-Dialog für alle markierten Dokumente gleichzeitig. Signatur versenden Button

Phase: Versand vorbereiten

Bulk Dialog geöffnet​

Im Bulk-Dialog siehst du alle markierten Dokumente in einer Tabelle. Pro Zeile wählst du: Methode (Tablet vor Ort oder Remote-Link) und Empfänger-E-Mail. Standardwerte werden vorausgefüllt — du kannst überall anpassen. Bulk Dialog geöffnet

INFO: Tablet vs. Remote: Tablet ist 10x schneller wenn der Mitarbeiter sowieso im Büro vorbeikommt. Remote ist die Standard-Wahl für verteilte Teams.

Tablet Signatur Screen​

Tablet-Signatur — so sieht der Mitarbeiter den Bildschirm: Das PDF in voller Größe, das Unterschriftsfeld klar markiert. Mit dem Finger oder einem Stylus zeichnet er die Unterschrift direkt auf das Tablet. Tablet Signatur Screen

Phase: Tablet-Signatur

TIP: Die Position des Unterschriftsfelds wird automatisch erkannt — falls die KI mal danebenliegt, kannst du das Feld per Drag manuell verschieben.

Remote Signatur Screen​

Remote-Signatur — der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Magic-Link. Beim Öffnen sieht er ohne Login direkt das Dokument auf dem eigenen Handy. Nach einer Akzeptanz-Checkbox darf er unterschreiben. Remote Signatur Screen

Phase: Remote-Signatur

WARNING: Magic-Links sind nur 30 Tage gültig. Danach kann der Mitarbeiter den Link nicht mehr nutzen und du musst einen neuen schicken.

Audit Log Nach Signatur​

Zurück in der Personalakten-Liste siehst du den neuen Status „signiert“ inklusive Zeitstempel und Methode. Über das Detail kannst du das Original-PDF und die signierte Version herunterladen — beide werden für 10 Jahre revisionssicher archiviert. Audit Log Nach Signatur

Phase: Abschluss

Fertig​

Du hast alle 8 Schritte abgeschlossen. Bei Fragen wende dich an deinen Account-Manager oder schreibe an support@sentri.site.