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Personalakten — Bulk-Upload von Lohnabrechnungen

ZIP-Datei voller PDFs hochladen, automatisches Matching zu Mitarbeitern, manuelle Korrektur und Audit-Log.

Tipp: Diese Anleitung wurde automatisch aus echten Klicks auf sentri.site erzeugt. Jede Stelle, die du auf den Screenshots siehst, kannst du in deinem eigenen Account genauso finden.

Voraussetzungen​

  • Eingeloggt als Owner oder Disponent in deinem Sentri-Account
  • Browser: Chrome, Firefox oder Safari (aktuelle Version)
  • Demo-Daten? Du kannst diesen Workflow gefahrlos mit echten Daten durchspielen — alle Schritte sind reversibel.

Schritt für Schritt​

Personalakten Startseite​

Wir starten von der Personalakten-Übersicht. Über die Aktionen oben gelangst du zum Bulk-Upload, zum Export oder zu einzelnen Mitarbeiterakten. Personalakten Startseite

Phase: Start

Upload Seite öffnen​

Die Bulk-Upload-Seite ist optimiert für große Mengen: Du kannst ein ZIP-Archiv mit beliebig vielen PDFs reinwerfen, oder einzelne PDFs auswählen. Maximal 50 MB pro Datei. Upload Seite öffnen

Drag Drop Zone​

Die orange markierte Drag-Drop-Zone akzeptiert PDF und ZIP. Per Drag aus dem Datei-Explorer ist am schnellsten — alternativ klickst du in die Zone und öffnest den Datei-Picker. Drag Drop Zone

TIP: ZIPs werden parallel ausgepackt (6 PDFs gleichzeitig) — auch große Archive sind in wenigen Sekunden bereit.

Zip Wird hochgeladen​

Beim Upload extrahiert Sentri das ZIP, liest die Dateinamen und versucht jedem PDF automatisch einen Mitarbeiter zuzuordnen. Du siehst pro Datei einen Status (Match-Ergebnis). Zip Wird hochgeladen

Phase: Extraktion & Matching

Match Ergebnis Tabelle​

Die Match-Tabelle zeigt pro PDF den erkannten Mitarbeiter und den Konfidenz-Status: grün = sicher (Name + Personalnummer im Dateinamen), gelb = unklar (mehrere Kandidaten), rot = unbekannt. Match Ergebnis Tabelle

INFO: Für gelbe oder rote Treffer klickst du in das Dropdown und wählst den richtigen Mitarbeiter manuell aus.

Monat und Kategorie Auswahl​

Wähle den Abrechnungsmonat (z.B. „April 2026“) und die Kategorie (Lohnabrechnung, Personalfragebogen, etc.). Beide Werte gelten für den gesamten Upload — pro Mitarbeiter musst du nichts mehr machen. Monat und Kategorie Auswahl

Upload bestätigen Button​

Mit dem orange markierten „Upload starten“-Button startet der eigentliche Speichervorgang. Pro Datei siehst du live den Status (lädt → fertig → eventuell Fehler). Upload bestätigen Button

Phase: Upload

Personalakten Mit neuen Dokumenten​

Nach dem Upload sind die neuen Dokumente sofort in der Personalakten-Liste sichtbar. Jedes Dokument hat einen vollständigen Audit-Trail: wer es hochgeladen hat, wann, und ob es ein Duplikat ist. Personalakten Mit neuen Dokumenten

Phase: Verifikation

WARNING: Duplikate (gleicher Mitarbeiter + gleicher Monat) werden automatisch markiert. Du bekommst eine Warnung, ob du überschreiben oder behalten willst.

Fertig​

Du hast alle 8 Schritte abgeschlossen. Bei Fragen wende dich an deinen Account-Manager oder schreibe an support@sentri.site.