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Auftraggeber verwalten

Unter Auftraggeber pflegst du deine externen Kunden und Kooperationspartner (z. B. die Sicherheitsfirma, für die du Einsätze fährst) — eine Büroaufgabe für Owner und Disponent. Bewacher sehen diese Seite nicht.

Ein Auftraggeber taucht später automatisch in Einsatzliste, Reporting und beim Versand der Crew-Liste auf. Lege deshalb mindestens einen Auftraggeber an, bevor du Schichten planst.

So funktioniert's​

Ersten Auftraggeber anlegen​

  1. Öffne im linken Menü Auftraggeber. Solange noch keiner existiert, siehst du den Hinweis „Noch keine Auftraggeber".
  2. Klicke oben rechts auf Neuer Auftraggeber — rechts fährt ein Panel ein.
  3. Name (Pflicht): der Firmenname des Kunden. Mindestens 2 Zeichen, sonst lässt sich nicht speichern.
  4. Kontakt-E-Mail: die Adresse, an die später die Einsatzliste geht. Unter dem Feld steht als Erinnerung „Wird für den Versand der Einsatzliste verwendet". Ohne gültige E-Mail bleibt der Versand-Knopf gesperrt.
  5. Telefon, Adresse und Notizen sind freiwillig. Die Notizen sind nur intern sichtbar und gehen nie an den Kunden.
  6. Lass Export-Layout zunächst auf Standard – alle Spalten stehen.
  7. Klicke unten rechts auf Anlegen. Es erscheint „Auftraggeber angelegt" und der Eintrag steht in der Tabelle.

Auftraggeber bearbeiten​

Klicke in der Tabelle auf die Zeile (oder öffne das ⋯-Menü rechts und wähle Bearbeiten). Ändere die Felder und klicke unten rechts auf Speichern — es erscheint „Auftraggeber aktualisiert".

Export-Spalten pro Kunde festlegen​

Jeder Kunde kann eine eigene Spaltenauswahl für seine Excel-Liste bekommen.

  1. Öffne den Auftraggeber und scrolle im Panel zu Export-Layout.
  2. Wähle Spalten auswählen — darunter klappt eine Liste mit Ankreuz-Feldern auf (z. B. Nachname, Vorname, Qualifikation, Bewacher-ID, Unterrichtung §34a, Sachkunde §34a, DFB-Nummer).
  3. Hake genau die Spalten an, die dieser Kunde sehen soll. Die kompakte Datei enthält dann nur diese Spalten.
  4. Klicke Speichern. Die Auswahl gilt ab dem nächsten Export. Zurück zu Standard – alle Spalten schaltet auf die vollständige Liste um.

Eigenes Einsatzplan-Template hochladen​

Ein Einsatzplan-Template ist eine Excel-Vorlage, in die die fertige Crew-Liste geschrieben wird. Dieser Block erscheint erst, wenn der Auftraggeber schon gespeichert ist.

  1. Öffne den gespeicherten Auftraggeber und scrolle zum Block Einsatzplan-Template. Rechts oben steht der Zustand: „Standard-Template" oder „Eigenes Template gesetzt".
  2. Klicke Template hochladen (bzw. Template ersetzen) und wähle eine .xlsx-Datei. Nur Excel-Dateien werden angenommen.
  3. Klicke Test-Download, um eine Beispiel-Liste mit Testdaten zu prüfen — dabei wird nichts verschickt.
  4. Willst du wieder das Standard-Layout, klicke Entfernen.

Zuschläge je Auftraggeber (optional)​

Ist das Zuschlag-Feature für deine Firma freigeschaltet und der Auftraggeber gespeichert, erscheint im Panel der Block Zuschläge. Dort übernimmst du per Vom Firmen-Standard übernehmen die firmenweiten Regeln oder stellst Stapel-Modus und Feiertagsregion direkt für diesen Kunden ein. Details stehen im Kapitel Zuschläge.

Auftraggeber löschen​

  • Einzeln: Öffne das ⋯-Menü in der Zeile, wähle Löschen und bestätige im Dialog „Auftraggeber löschen?". Bestehende Einsätze bleiben erhalten, verlieren aber die Verknüpfung zu diesem Auftraggeber.
  • Mehrere: Markiere Zeilen über die Auswahl-Kästchen und nutze die Sammel-Aktion Löschen.

Häufige Fehler​

Achtung: Es gibt kein Feld für Stundensatz oder Ansprechpartner. Ein Auftraggeber hat nur Name, Kontakt-E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen. Wer einen Ansprechpartner festhalten will, schreibt ihn in die Notizen.

  • Speichern geht nicht. Der Name ist Pflicht und braucht mindestens 2 Zeichen. Sonst erscheint „Name muss mindestens 2 Zeichen lang sein.".
  • „E-Mail-Adresse ist ungültig." Die Kontakt-E-Mail muss eine echte Adresse sein. Leer lassen ist erlaubt — dann ist aber kein Versand an diesen Kunden möglich.
  • Template-Upload wird abgelehnt. Es werden nur .xlsx-Dateien angenommen. Meldung: „Nur .xlsx-Dateien werden unterstützt.".
  • „Template hochladen" fehlt beim neuen Auftraggeber. Der Block erscheint erst nach dem ersten Speichern. Zuerst anlegen, Panel schließen, Auftraggeber erneut öffnen.
  • Menüpunkt „Auftraggeber" fehlt. Der Sichtbarkeits-Schalter für den Menü-Eintrag ist für die Firma ausgeschaltet. In der Feature-/Modul-Verwaltung wieder einschalten.

Tipp: Ein eigenes Template muss dieselben Schlüssel-Zellen nutzen wie das Standard-Layout: Firmenname in F5, Spieltagsdatum in K5, Daten ab Zeile 9 in den Spalten A–N. Prüfe das Ergebnis vor dem ersten Versand immer mit Test-Download.

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