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OCR-Erfassung (Foto/PDF)

Die OCR-Erfassung liest handschriftlich ausgefüllte Einsatzlisten und Zeiten per Foto oder PDF ein und trägt die erkannten Ist-Zeiten in bereits geplante Schichten nach — gedacht für Owner und Disponenten im Büro, nicht für Bewacher in der Mitarbeiter-App.

Wichtig vorab: Sentri legt dabei keine neuen Schichten an. Es korrigiert nur die Zeiten von Schichten, die bereits mit den passenden Mitarbeitern geplant sind.

Voraussetzungen​

  • Der Einsatz existiert und die Schichten sind geplant, mit zugewiesenen Bewachern (nur so kann eine Zeile gespeichert werden).
  • Die Mitarbeiter sind mit Bewacher-ID und Name angelegt, damit die automatische Zuordnung greift.
  • Das Spieltagsdatum (der Tag, an dem der Einsatz war) ist bekannt.
  • Ein gut lesbares Foto oder ein sauberer Scan der ausgefüllten Liste.

So funktioniert's​

Es gibt zwei Wege. Weg 1 trägt eine ganze Einsatzliste mit Prüf-Schritt nach; Weg 2 übernimmt die Zeiten einer einzelnen Schicht direkt im Rückblick.

Weg 1 — ganze Einsatzliste (mit Review)​

  1. Öffne den Einsatz in der Report-/Cockpit-Ansicht (die Ansicht mit der Soll-/Ist-Tabelle).
  2. Klicke oben auf Zeiten per Foto nachtragen (Kamera-Symbol). Der Dialog Schichten per Foto nachtragen öffnet sich. Fehlt der Knopf, ist das optionale Feature auf diesem Stand nicht freigeschaltet — das ist kein Fehler.
  3. Lade die Datei ins Feld Foto oder PDF hierher ziehen oder klicken. Erlaubt sind JPG, PNG oder PDF, bis max. 50 MB. Die Verarbeitung startet automatisch.
  4. Warte, bis die Schritte durchlaufen: Upload, Texterkennung, Handschrift-Analyse (kann bis zu 30 Sekunden dauern) und Zuordnung. Danach erscheint die Meldung, wie viele Zeilen erkannt wurden, und die Ansicht wechselt in den Review.
  5. Prüfe oben das Feld Spieltagsdatum. Sentri versucht, es aus dem Kopf der Liste zu setzen — kontrolliere und korrigiere bei Bedarf. Ist das Feld leer, bleibt das Speichern gesperrt.
  6. Geh jede Zeile durch: Spalten Mitarbeiter, Schicht, Check-in und Check-out (Uhrzeit im Format HH:MM, z. B. 08:00). Die Kennzeichen zeigen den Stand: Match (sicher zugeordnet), Konflikt (mehrdeutig, prüfen) und Nicht gefunden (Person von Hand wählen).
  7. Korrigiere über die Dropdowns bei Mitarbeiter bzw. Schicht und tippe falsche Zeiten direkt um. Sobald eine Zeile Mitarbeiter, Schicht und gültige Zeiten hat, zählt sie oben als Bereit.
  8. Zeilen, die nicht übernommen werden sollen (leer, durchgestrichen), rechts auf Überspringen setzen.
  9. Klicke oben rechts auf Alle bereiten speichern. Die geprüften Zeiten werden in die Schichten geschrieben; die Zeilen zeigen dann Gespeichert.

Weg 2 — Zeiten einer einzelnen Schicht (im Rückblick)​

  1. Öffne im Rückblick die Schicht, so dass sich das Sheet Schicht nachvollziehen öffnet.
  2. Klappe den Bereich Einsatzplan importieren auf.
  3. Klicke Datei hochladen und wähle die Datei. Hier sind zusätzlich Excel-Dateien (XLSX/XLS) erlaubt, sonst JPG, PNG, PDF. Excel wird exakt eingelesen, Foto/PDF geht durch dieselbe KI-Texterkennung wie in Weg 1.
  4. Warte, bis das Status-Badge auf Geparst — bereit springt.
  5. Klicke Zeiten übernehmen. Damit werden alle erkannten Zeilen auf einmal in die Schicht übernommen — eine Zeilen-für-Zeile-Prüfung gibt es hier nicht.

Achtung: Weg 2 übernimmt immer den kompletten Job auf einmal, ohne Einzelprüfung. Kontrolliere die übernommenen Zeiten danach oben im Abschnitt Mitarbeiter-Zeiten.

Häufige Fehler​

  • Foto schief, dunkel oder unscharf → Handschrift wird falsch gelesen. Blatt flach hinlegen, gerade von oben, gutes Licht, ganze Liste im Bild.
  • PDF mit mehreren Seiten → In Weg 1 wird nur die erste Seite ausgelesen. Pro Seite ein eigenes Foto/PDF hochladen.
  • Falscher Dateityp → Bei echten Nicht-Bild-/Nicht-PDF-Formaten erscheint „Nur JPG, PNG oder PDF erlaubt". iPhone-HEIC sicherheitshalber vorher in JPG/PNG oder PDF umwandeln.
  • Spieltagsdatum nicht gesetzt → Speichern ist gesperrt. Datum oben ins Feld eintragen.
  • Mitarbeiter „Nicht gefunden" oder „Konflikt" → Bewacher-ID/Name weicht ab. Im Dropdown die richtige Person von Hand wählen.
  • Schicht-Dropdown leer → Für diesen Bewacher gibt es in diesem Einsatz noch keine geplante Schicht. Erst planen und zuweisen, dann Zeiten nachtragen.
  • Uhrzeit im falschen Format (z. B. „8 Uhr", „0800") → Immer HH:MM mit Doppelpunkt, z. B. 08:00.
  • Verarbeitung fehlgeschlagen (roter Kasten) → Auf Erneut versuchen klicken; sonst besseres Foto nehmen. Die KI-Analyse braucht eine Online-Verbindung.

Tipp: Die KI ist eine Hilfe, keine Endkontrolle. In Weg 1 jede Zeile im Review prüfen, bevor du speicherst — falsche Zeiten wandern sonst direkt in Abrechnung und Auswertung. Wenn eine XLSX-Datei vorliegt, in Weg 2 die Excel-Datei hochladen statt zu fotografieren: die wird exakt eingelesen, nicht geraten.

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